Bauhofverwaltung

Das Bauhof-Programm ist nach dem Auftraggeber/Auftragnehmerprinzip aufgebaut. Jede Tätigkeit, die von den Bauhofmitarbeiter/innen ausgeführt wird erfordert einen Auftrag.
Aufträge werden mit Anlagen/Objekten oder Fahrzeugen (Kostenstellen) verknüpft, wodurch eine Berechnung aller angefallenen Kosten zu dieser Kostenstelle möglich wird.
Aufträge können mit dem Auftraggeber abgerechnet werden. Dabei dienen die Stundenzettel der Mitarbeiter/innen als Abrechnungsgrundlage.
Neben der Zuordnung zu den Anlagen/Objekten oder Fahrzeugen werden Stundenzettel auch bestimmten Produkten (Kostenträgern) zugeordnet.

Im folgenden ist eine kurze Übersicht der verschiedenen Programmfeatures aufgelistet.

Adressverwaltung

In der Adressverwaltung werden alle Adressen zu Ämtern, externen Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern etc. Zentral geführt. Alle Programmmodule greifen auf diesen zentralen Adressenbestand zu. Adressen können zu mehreren Zuordnungen zugeordnet werden. Dadurch können Adresslisten nach bestimmten Kriterien erzeugt werden. Aus selektierten Adressen können Serienbriefe erstellt werden, oder die Daten können nach Ecxel exportiert werden. Aus der Adressverwaltung kann direkt in Word ein Brief an die Adresse erstellt werden.

Mitarbeiter/innenverwaltung

Die Mitarbeiter/innen des Bauhofs werden mit spezifischen Daten im Programm geführt. Neben allgemeinen Daten (Name, Adresse, Geburtstag etc.) können für jede/n Mitarbeiter/in vom Standardlohnsatz abweichende Sätze erfasst werden. Für jede/n Mitarbeiter/in können abweichende Arbeitszeiten mit Gültigkeitsdauer eingerichtet werden. Folgende Listen/Daten werden für die Mitarbeiter/innen geführt: Urlaubsliste, Überstunden, Freizeitausgleich, Krankheit, Abwesenheit, Bereitschaft, Zulagen, tarifliche Zuschläge. Ein Beispiel für die Urlaubserfassung Die Einträge für Überstunden, Zuschläge und Zulagen errechnen sich automatisch aus den bei der Stundenzetteleingabe erfassten Werten. Aus den Mitarbeiterdaten sind verschiedene Auswertungen möglich. Ein Beispiel für die An/Abwesenheitsübersicht

Anlagen/Objekte (Kostenstellen)

Als Grundlage für die Auftragsverwaltung werden Anlagen und Objekte geführt. Anlagen bedeuten im Bauhofprogramm beispielsweise Gebäude, Grünanlagen oder beliebige andere Dinge. Jeder Anlage sind Objekte zugeordnet (Flächen, Räume, Bürgersteige etc.) Somit kann eine Anlage in Ihre einzelnen Abrechnungsposten aufgeteilt werden, aber trotzdem komplett ausgewertet werden. Bei den Objekten werden die Abrechnungsparameter für die Auftragsabrechnung gespeichert:

• Größe in qm
• Stückzahl
• lfd. Meter.

Die Anlagen können einer bestimmten Haushaltsstelle zugeordnet werden.

Produktplan (Kostenträger)

Als Grundlage für die Auftragsverwaltung dient der Produktplan. Im Produktplan werden die unterschiedlichen Tätigkeiten erfasst, die vom Bauhof ausgeführt werden. Gleichzeitig werden hier die Verrechnungssätze für die Auftragsabrechnung erfasst. Produkte können nach dem Standardstundensatz, zu

• Stundensätzen
• nach qm
• nach lfd. Metern
• nach Stückzahl
• nach Pauschalpreisen

abgerechnet werden. Jedes Produkt kann nur einen Abrechnungsmodus haben. Geleistete Stunden und Produktkosten können global ausgewertet werden. Dadurch können die kalkulierten Preise überprüft werden.

Fahrzeug/Geräteverwaltung

Im Bauhofprogramm können Fahrzeuge und Geräte verwaltet werden. Folgende Daten lassen sich zuordnen:

• Inventarnummer
• Bezeichnung
• Kennzeichen
• Seriennummer
• Anschaffungsdatum
• Anschaffungspreis
• km-Stand
• Betriebsstundenstand
• Verrechnungshaushaltsstelle
• Verrechnungssatz (km/Betriebsstunde)
• Zuordnung zu einer Kategorie.

Für jedes Fahrzeug/Gerät kann eine lineare Abschreibung über einen beliebigen Zeitraum eingerichtet werden. Tankdaten und Wartungsdaten können für jedes Fahrzeug/Gerät erfasst werden. Bereits bekannter zukünftiger Wartungsbedarf (TÜV / AU / Inspektionen) lassen sich nach verschiedenen Kriterien erfassen. Aus diesen Daten können Wartungslisten für alle Fahrzeuge/Geräte erzeugt werden. Aus den Fahrzeug/Gerätedaten sind verschiedene Auswertungen möglich.

Verbrauchsmittel

Falls eine eigene Tankstelle existiert oder andere Verbrauchsstoffe (Motoröl, Kettenöl etc.) verwaltet werden, können die Bestandsdaten mit dem Bauhofprogramm geführt werden. Durch die Eingabe von Tankscheinen kann die Entnahme überwacht werden. Gleichzeitig ergeben sich aus den Eingaben die Verbrauchswerte für die Fahrzeuge und Geräte. Diese können auch als Grundlage für eine Abrechnung verwendet werden.

Sonstige Grunddaten

Neben den oben genannten Grundtabellen, gibt es im Bauhofprogramm noch eine Reihe weiterer Grunddaten, die im Programm verwendet werden:

• Kategorien – Zuordnung von Anlagen und Fahrzeugen/Geräten. Nach diesen Kategorien kann später abgerechnet oder ausgewertet werden.
• Produktgruppen – Zusammenfassung verschiedener Produkte in Gruppen.
• Haushaltsstellen – Werden bei Aufträgen zugeordnet
• Verbrauchsstoffe – Verfügbare Verbrauchsstoffe, die verwaltet werden sollen
• Wartungsarten – Vorgaben für Wartungslisten
• Zulagenarten – Zulagen, die bei der Stundenzetteleingabe verwendet werden können
• Zuschlagsnummern – Schlüsselnummern für die tariflichen Zuschläge zur Weitergabe an Personalabrechnung
• Feiertage – werden für die Zuschlagsberechnung benötigt und können automatisiert eingerichtet werden
• Aktenzeichen – Benutzerdaten
• Allgemeine Grunddaten – Firmenadresse, Lohnstunde, Regelarbeitszeiten etc.
• Adresszuordnungen – Nach diesen Zuordnungen können Adressen gruppiert werden
• Postleitzahlen – pflegt sich bei der Eingabe von Adressen von selbst

Auftragsverwaltung

Auftragserfassung mit Zuordnung zu Anlagen/Objekten oder Fahrzeugen. Folgende Daten werden zu jedem Auftrag zugeordnet:

• Auftraggeber
• Anlage/Objekt oder Fahrzeug (Kostenstelle)
• Haushaltsstelle
• Standardprodukt
• Dauer/Einzelauftrag
• Abrechnungsmodus bei Daueraufträgen (jährlich, halbjährlich, vierteljährlich, monatlich)
• Auftragsbeginn/Ende
• Beschreibung der Tätigkeit

Daueraufträge können in das Folgejahr übernommen werden. Zu jedem Auftrag können umfangreiche Auswertungen durchgeführt werden.

Stundenzetteleingabe

Die für die Abrechnung der Aufträge, sowie die Führung der Arbeitszeitzeiten notwendigen Daten werden durch die Eingabe von Stundenzetteln erfasst. Bei der Eingabe eines Stundenzettels ist neben der Auswahl eines/einer Mitarbeiter/in zwingend die Auswahl eines Auftrags und eines Produktes erforderlich. Durch die Eingabe der Stundenzettel errechnen sich automatisch die tariflichen Zuschläge, Überstunden sowie die Ist-Stunden des/der Mitarbeiters/in. Doppeleingaben sind nicht möglich. Zusätzlich lassen sich bestimmte Zulagen (Schmutzzulage etc.) erfassen. Falls im ausgewählten Produkt keine andere Verrechnungsart angegeben wurde, kann für diesen Stundenzettel ein alternativer Stundensatz erfasst werden.

Materialeingabe

Zu jedem Auftrag können beliebig viele Materialrechnungen eingegeben werden. Diese können später zusammen mit den Produktkosten und den Fahrzeugkosten für den Auftrag abgerechnet werden

Fahrzeugnutzung

Zu jedem Auftrag kann eine beliebige Anzahl von Fahrzeug- und Gerätenutzung erfasst werden (wenn diese Kosten nicht in den Produkten mit einkalkuliert sind). Diese können später zusammen mit den Produktkosten und den Materialkosten für den Auftrag abgerechnet werden

Auftragsabrechnung

Aufträge können im Bauhofprogramm abgerechnet werden. Dazu werden Rechnungen in Word (ab Version 7.0) erstellt. Abrechnungsgrundlage sind die eingegebenen Stundenzettel, die Materialkosten sowie die Kosten für Fahrzeugnutzung. Je nach Produktdefinition werden als Abrechnungsgrundlage Stunden, qm, lfd. Meter, Stück oder Pauschalen verwendet. Die Abrechnung kann auch als Sammelabrechnung erfolgen. Hierbei werden alle Tätigkeiten für einen bestimmten Zeitraum abgerechnet. Dabei können bestimmte Aufträge von der Abrechnung ausgeschlossen werden. Die Sammelabrechnung wird durch verschiedene Protokolle unterstützt, wodurch die Kontrolle erleichtert wird.

Fahrzeugkostenabrechnung

Falls vom Bauhof Fahrzeuge für die Verwaltung oder Externe gewartet und verwaltet werden, können für diese Kosten Rechnungen erstellt werden. Verbrauchskosten und Wartungskosten können unabhängig voneinander oder zusammen abgerechnet werden. Die Abrechnung kann für einzelne Fahrzeuge/Geräte oder für eine komplette Kategorie durchgeführt werden.

Auswertungen/Statistiken

Im Bauhofprogramm können die unterschiedlichsten Auswertungen berechnet werden. Exemplarisch hier einige Beispiele:

• Haushaltsstellenstatistik (Gesamtbeträge abgerechneter Werte)
• Anlagenstatistik (Kostenstellen)
• Produktstatistik (Kostenträger)
• Statistiken zu einzelnen Aufträgen
• Fahrzeugkosten
• Fahrzeugabschreibungen
• Fehlzeitenstatistik
• Fehlzeitenkosten
• Zulagenüersicht
• Urlaubs-Überstundenkonten
• Urlaubs/Abwesenheitsübersicht
• Haushaltsüberwachung
• …